Za tramwaje, autobusy i metro w miejscu delegacji pracownik nie rozlicza biletów, tylko otrzymuje ryczałt: 9 zł za każdą rozpoczętą dobę w podróży krajowej i 10% diety za każdą rozpoczętą dobę za granicą. Nie musi zbierać biletów ani wykazywać, ile faktycznie wydał. Ryczałt nie przysługuje jednak, gdy pracownik porusza się samochodem.

Dlaczego ryczałt, a nie bilety

Przepisy o podróżach służbowych przewidują dla komunikacji miejscowej formę zryczałtowaną. To rozwiązanie wygodne dla obu stron: pracownik nie musi pilnować każdego biletu jednorazowego, a dział kadr nie sprawdza stosu drobnych dowodów zakupu. Kwota jest stała i zależy wyłącznie od liczby rozpoczętych dób oraz od stawki diety.

Dla pracownika oznacza to przewidywalność: jeszcze przed wyjazdem wie, ile otrzyma na transport lokalny. Dla pracodawcy — mniej dokumentów do archiwizacji i krótsze sprawdzanie rachunku kosztów podróży. Ryczałt nie jest uzależniony od przedstawienia dowodów wydatków, dlatego w rozliczeniu wpisuje się go jako osobną pozycję, bez załączników.

Ile wynosi ryczałt w 2026 roku

W podróży krajowej ryczałt to 20% diety, czyli 9 zł przy stawce 45 zł. Za granicą to 10% diety właściwej dla danego państwa:

Rozpoczęta doba — liczy się każdy fragment

Ryczałt należy się za każdą rozpoczętą dobę, a nie tylko za pełne. Doby liczy się od godziny wyjazdu, a za granicą od przekroczenia granicy. Nawet krótki fragment kolejnej doby daje prawo do pełnego ryczałtu za tę dobę.

Przykład krajowy: delegacja trwająca 2 doby i 3 godziny to trzy rozpoczęte doby, więc ryczałt wynosi 3 × 9 zł = 27 zł. Co ciekawe, dieta za tę ostatnią niepełną dobę wynosi tylko połowę stawki, a ryczałt na komunikację — pełne 9 zł. Ta asymetria często umyka przy ręcznym liczeniu, dlatego obie pozycje warto liczyć osobno, każdą według własnej zasady, a dopiero potem je zsumować.

Szczegółowe zasady i pozostałe kraje opisuje poradnik o tym, jak działa ryczałt na dojazdy miejscowe w podróży krajowej i zagranicznej.

Za granicą: osobno dojazd z dworca

W podróży zagranicznej obok ryczałtu na komunikację miejscową przysługuje odrębne świadczenie — ryczałt za dojazd z dworca, lotniska lub portu do miejsca zakwaterowania i z powrotem. Wynosi on jedną dietę, a przy dojeździe tylko w jedną stronę 50% diety. Należy się w miejscowości docelowej i w każdej, w której pracownik nocował.

Przykład: czterodniowy wyjazd do Monachium, który obejmuje cztery rozpoczęte doby. Ryczałt na komunikację miejscową to 4 × 4,90 EUR = 19,60 EUR, a dojazd z lotniska i z powrotem to 49 EUR. Łącznie 68,60 EUR na transport lokalny — bez ani jednego biletu w załącznikach. W delegacji krajowej odpowiednika ryczałtu dworcowego nie ma.

Kiedy ryczałt nie przysługuje

Ryczałt jest rekompensatą za koszty, które pracownik ponosi. Nie należy się więc, gdy tych kosztów nie ma:

• pracownik jeździ samochodem służbowym,
• odbywa podróż prywatnym autem rozliczanym kilometrówką,
• pracodawca lub strona zapraszająca zapewnia bezpłatne przejazdy na miejscu.

Podstawą prawną jest rozporządzenie w sprawie należności z tytułu podróży służbowej. Ryczałt do wysokości określonej w rozporządzeniu jest zwolniony z PIT i składek ZUS.

Dla działu kadr najprostsza reguła brzmi: sprawdź środek lokomocji w poleceniu wyjazdu, policz rozpoczęte doby i pomnóż je przez stawkę. Jeżeli w poleceniu wpisano samochód, pozycję ryczałtu na komunikację miejscową zostawia się pustą — nawet gdy pracownik dołączy do rachunku bilety tramwajowe.